Règlement d’ordre intérieur

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Chapitre 1 : dispositions générales

Article 1 – Historique
Faisant suite aux sessions encadrées de « Je cours Pour Ma Forme », l’idée d’un club de jogging s’est concrétisée par la création de l’association sans but lucratif Au Grez de la Forme, lors de son Assemblée Générale du 14 avril 2014 qui a ensuite déposé ses statuts d’ASBL en élargissant son champ d’action aux activités sportives de façon plus générale (possibilité d’ouvrir d’autres sections que la section jogging).
A sa création, la section destinée au jogging a été nommé Runnin’Grez (cette section est appelée « club » dans le présent document).

Article 2 – Objectif du Règlement d’Ordre Intérieur
Le présent règlement d’ordre intérieur (ROI) est appelé à régir la vie quotidienne de la section Runnin’Grez. Il a été adopté par le Conseil d’Administration. Il est accessible à l’ensemble des membres via le site www.runningrez.be, onglet « club »
Nul n’est censé l’ignorer.
Un règlement d’ordre intérieur distinct a été établi de manière plus générale pour régir le fonctionnement de l’ASBL Au Grez de la Forme et est consultable au siège de l’ASBL de même que les statuts.
Article 3 – Objectif de la section
Le but de la section Runnin’Grez est la promotion, l’organisation et la coordination d’activités sportives spécifiquement en rapport avec la course à pied, accessible aux coureur(ses) parvenant déjà à courir une distance de 5 km minimum, pour le plus grand nombre, quel que soit leur niveau, dans des conditions et dans un esprit démocratique excluant tout préjugé social, de fortune, de naissance ou de race.

Article 4 – Modifications
Le conseil d’administration de l’ASBL ainsi que les membres effectifs et les membres adhérents en ordre d’un point de vue administratif et financier, peuvent proposer des modifications à ce règlement. Toute proposition de modification doit être envoyée par lettre écrite ou mail au secrétaire ou au responsable.

Article 5 – Litiges
Tous les cas litigieux non résolus par le/les responsables de section et non prévus explicitement au présent règlement seront tranchés par le Conseil d’Administration de l’ASBL.

Chapitre 2 : Organisation

Article 6 – Comité de section/organe décisionnel.

6.1. Le ou les responsable(s) de la section est(sont) agréé(s) par le conseil d’administration de l’ASBL. Il(s) s’entoure(nt) de membres effectifs ou adhérents qui se portent volontaires pour aider à la bonne gestion et organisation des activités au sein du club.
Ce groupe de personnes sera appelé le comité de section. Ce comité est composé du/des responsable(s) du club, des responsables de fonctions telles que le/les secrétaire(s), le/la trésorier(e), et des responsables des groupes de travail et adjoints (groupes a et b définis à l’article 6.5. ci-dessous). Ce comité de section à pouvoir de décision pour la gestion et l’organisation générale de Runnin’Grez.
Le/les secrétaire(s) et le/la trésorier(e) sont élus par le comité de section parmi ses membres pour une durée de 4 ans, les dates de début et fin de mandat correspondant aux dates de début et fin de mandat de secrétaire/trésorier de l’ASBL.

6.2. Les décisions importantes seront prises par vote, à la majorité simple des voix des membres présents ou représentés, soit lors des réunions prévues annuellement ou organisées spécifiquement, soit éventuellement par retour de mail.
En cas de parité la voix du responsable est prépondérante.

6.3. Le(s) responsable(s) de section peut(vent) toutefois prendre certaines décisions sans demander avis au comité de section, soit :
pour des actions de peu d’importance
pour engager de petites dépenses ne dépassant pas un montant de plus de 150€ avec un maximum annuel de 600€ après en avoir informé le/la trésorièr(e)
définir les dates de réunions, dates d’entraînements particuliers, ….
Il lui est loisible de prendre conseil auprès de personnes qu’il jugera utile à sa prise de décision.

Article 7 – Groupes de travail

7.1. Différents groupes de travail sont mis en place par le responsable de la section Runnin’Grez afin de le décharger au maximum de la gestion des différents projets du club.

Nous avons les principaux groupes de travail suivants :
-Communication/gestion site internet
-Equipement
-Organisation événements (jogging, souper…)
-Sorties club
-Entraînements

Cette liste n’est pas exhaustive et peut être modifiée à tout moment par le responsable du club ou le comité de section.

Dans ces groupes de travail, nous distinguons trois niveaux d’investissement :

a) personnes souhaitant prendre des décisions et s’investir comme responsable d’une fonction ou d’un projet

b) personnes souhaitant s’investir dans une fonction/un projet en apportant une aide conséquente au responsable (adjoints)

c) personnes souhaitant s’investir en apportant une aide ponctuelle dans les organisations du club en général.

Le(s) responsable(s) du club, des fonctions telles que secrétaire(s), trésorier(e), ainsi que les personnes des groupes de travail de niveau (a) et (b) sont membres du comité de section et d’office convoqués aux réunions.

Article 8 – Membres responsables de groupe de travail (niveau a)

8.1. Chaque groupe de travail nécessite un responsable (niveau a) et au moins un(e) adjoint(e) aidant (niveau b) qui le suppléera et/ou le remplacera en cas de nécessité majeure.

8.2. Chaque responsable gère son groupe de travail et les projets qui en découlent et doit tout mettre en œuvre pour aboutir à la finalisation des objectifs qui ont été fixés, généralement en début d’année, par le comité de section.

8.3. Il travaille en bonne collaboration avec son/ses adjoint(s), s’entoure éventuellement d’autres personnes qu’il estime nécessaire, rend compte régulièrement et attire l’attention sur d’éventuels problèmes au(x) responsable(s).

8.4. Il participe aux réunions où il rendra compte et en cas d’absence justifiée, il veille à être remplacé par un adjoint.

8.5. Il organise toute réunion qu’il estime nécessaire avec son groupe de travail et y invite toute personne utile. Lorsqu’il planifie une réunion, il en informe le(s) responsable(s) du club qui peut(peuvent) décider d’y participer ou non.

Article 9 – Membres Adjoints (niveau b)

9.1. Chaque adjoint(e) apporte une aide conséquente au responsable, se tient au courant de l’avancement du(des) projet(s), propose régulièrement son aide.

9.2. Lorsqu’il est sollicité par le responsable, il s’implique consciencieusement et rend compte à celui-ci.

9.3. En cas d’absence du responsable, il peut être amené à devoir rendre compte aux réunions et devrait être à même de le remplacer dans sa mission si un cas exceptionnel se présente et le justifie.

Article 10 – Membres soutien (niveau c)

10.1 Le membre « soutien » s’engage à s’impliquer et apporter son aide dans les fonctions/projets/organisations principales du club à savoir au minimum : l’organisation de jogging(s), du souper, de la sortie club, sauf bien entendu circonstances imprévues.

10.2. Il n’hésite pas à donner son avis pour le bon fonctionnement du club, de ses organisations, projets ou autres activités.

10.3. Les personnes du niveau (c) sont définies comme « soutien » ne sont en principe pas convoquées aux réunions mais peuvent l’être dans certains cas, à l’appréciation du responsable du club.

Article 11 – Démission/réélection

11.1. Mis à part, le(s) responsable(s) du club, les responsables de fonctions (secrétaire(s), trésorier(e)), les autres membres composant les 3 niveaux sont automatiquement démissionnaires à la date du 31/12.
Avant le 20/12, un mail sera transmis aux membres de ces trois niveaux leur demandant s’ils souhaitent poursuivre leur mission, être démissionnaire, changer de niveau (soit a, b, c). Il leur sera demandé une réponse pour le 31/12 au plus tard.

11.2. Entre le 01/01 et la première réunion du comité de section (qui sera en principe prévue le 1er jeudi du mois de janvier après les vacances de Noël), s’il est constaté un déficit de bénévoles, un mail général sera adressé aux membres du club (de l’année écoulée et les nouveaux inscrits) pour faire un appel à volontaires afin de combler les postes vacants dans les niveaux a) ou b), éventuellement renforcer ces niveaux ainsi que remplacer/gonfler le nombre de personnes «soutien» (niveau c).

11.3. Les demandes de démission/candidatures/(ré)élection seront avalisées au début de cette première réunion annuelle par les membres non démissionnaires du comité de section.
Si plusieurs demandes sont introduites pour le même poste ou si un seul membre du comité de section s’oppose à la réélection/candidature d’un membre en justifiant d’un motif sérieux, la décision sera prise par vote conformément à l’article 6.3. du présent ROI.

11.4. Pour intégrer le comité de section, un membre, en ordre de cotisation, devra nécessairement attendre qu’une place dans le niveau a) ou b) se libère, d’un besoin de renfort dans un groupe de travail/fonction/projet, ou se proposer pour gérer un nouveau projet/groupe de travail approuvé par le comité de section.

Article 12 – Réunions comité de section

12.1. Au moins 2 réunions sont prévues annuellement :

– l’une début janvier, en principe le 1er jeudi après les vacances de Noël, reprenant :
* démissions/candidatures/(ré)élection
* le bilan de l’année écoulée
* les nouveaux projets/objectifs
* les besoins du club
* fonctionnement des entraînements
* divers

– la seconde fin août/début septembre (en principe le dernier jeudi du mois d’août ou 1er de septembre) reprenant :
* le bilan de ce qui a été concrétisé
* le bilan de ce qui reste à mettre en œuvre
* fonctionnement des entraînements
* divers

12.2. L’une ou l’autre réunion peut être planifiée à tout moment dans le courant de l’année :
à l’initiative du responsable du club.
à la demande d’un responsable d’un groupe de travail pour finaliser un gros projet tel que corrida, souper, …
à la demande de tout membre du comité de section pour régler un problème important et urgent
ou autre raison valable soumise à l’approbation du responsable.

12.3. Lorsqu’une réunion est prévue, le responsable des fonctions/groupes de travail/projets concernés à l’ordre du jour doit toujours être présent ou du moins se faire représenter par un adjoint

12.4. Les personnes du niveau (c) peuvent éventuellement être conviées à participer à une réunion comité et/ou à des réunions spécifiques à une organisation ou à un projet déterminé dans lesquels elles souhaitent apporter leur aide.

Chapitre 3 : cotisation

Article 13 – Règles
Les règles relatives à la cotisation du club sont conformes aux dispositions reprises aux statuts et ROI de l’ASBL Au Grez de la Forme.

Article 14 – Montant
Le montant de la cotisation est déterminé par le(s) responsables de section, soumis annuellement au CA de l’ASBL.
Il peut évoluer d’année en année en fonction des nécessités mais doit rester le plus démocratique possible afin que le club soit accessible au plus grand nombre.
Le cas échéant (participation à une activité extraordinaire…), une participation financière exceptionnelle peut être demandée.

Article 15 – Modalités de payement
La cotisation est payable annuellement début janvier, couvrant la période d’une année civile (01/01 au 31/12).
Les membres s’inscrivant après le 15 juin bénéficient d’une réduction de 50%.
Les membres provenant du groupe 5/10 Jcpmf de la session hiver terminant début mars (lorsque celle-ci est organisée) bénéficient également de 50% de réduction.
Sauf cas exceptionnels, la cotisation sera payée par virement sur le compte du club et ce dans les 15 jours du début de l’année civile pour les membres déjà inscrits ou pour les nouveaux, dans les 15 jours après l’envoi du formulaire d’inscription.
Certains membres s’impliquant beaucoup dans le club bénéficient d’une exonération de cotisation. Il s’agit des responsables de fonctions (délégué de section, secrétaire(s), trésorier(e), les responsables de groupes de travail, les encadrants titulaires de groupe qui ont été régulièrement présents tout au long de l’année écoulée et qui poursuivent leur engagement ou toute autre personne dont l’implication est jugée importante (la décision d’exonérer ou non un membre de cotisation est soumise au vote du CA).

Article 16 – Cadeau
Le membre payant une cotisation annuelle complète bénéficie gratuitement d’une pièce d’équipement aux couleurs et logo du club ou d’une participation financière à celle-ci. Cette pièce d’équipement sera déterminée annuellement par le comité de section.

Article 17 – Défaut de payement
Le membre qui n’est pas/plus en ordre de cotisation est réputé démissionnaire et est exclu des activités du club.

Chapitre 4 : équipement

Article 18 – Couleur officielle
Afin que les membres du club soient reconnaissables lors de courses diverses et que notre club soit différencié des autres, il a été décidé que la couleur prédominante de nos équipements serait le rouge.

Article 19 – Achat
Un groupe de travail est mis en place afin de procéder à l’achat d’équipement.
Une pièce d’équipement sera offerte, totalement ou en partie, aux membres en ordre de cotisation annuelle complète. Celle-ci sera proposée en début d’année, par le/la responsable du projet « équipement club », au comité de section qui devra marquer son accord à la majorité simple des voix.

Chapitre 5 : entraînements

Article 20 – Lieu/heures
Les entraînements du club sont prévus le mardi et jeudi à 19h, généralement au départ du hall omnisports mais peuvent aussi de temps en temps être délocalisés. Un entraînement peut aussi être programmé le week-end.

Article 21 – Organisation
Afin que les entraînements soient adaptés à la grande majorité des membres, Runnin’Grez propose plusieurs groupes de différents niveaux de vitesse. Ces groupes distincts sont repris en rubrique « entraînement » du site internet du club. Ils peuvent être modifiés à tout moment par le(s) responsable(s) du club après en avoir informé le comité de section et avec l’accord de celui-ci.

Article 22 – Encadrement
Ces différents groupes sont encadrés par des membres volontaires et bénévoles appelés « encadrant ». Chaque groupe devra, dans la mesure du possible, être accompagné par au moins un encadrant. A défaut, les groupes peuvent être fusionnés et exceptionnellement autogérés par les coureurs le composant.

Article 23 – Parcours/type d’entraînement
Le parcours et le type d’entraînement sont décidés par l’encadrant responsable du jour et doivent être cohérents et réfléchis en fonction de la capacité des coureurs de son groupe, des conditions climatiques, de l’état des chemins, de l’obscurité, ….

Chapitre 6 : encadrants

Article 24 – Rôles

24.1. Pour la bonne gestion des groupes, des encadrants titulaires, adjoints et réserves sont déterminés pour les différents groupes.

24.2. L’encadrant titulaire et adjoint ainsi que dans une moindre mesure, l’encadrant réserve, s’engagent à :
– être disponible régulièrement
– connaître les routes et chemins principaux de Grez-Doiceau et pouvoir
établir un parcours conformément à l’article 23 ci-dessus.
– gérer un groupe en étant attentif aux moins rapides et freiner les plus rapides
– respecter une période d’échauffement de 15 à 20’ à une vitesse plus basse/maximum
égale à vitesse minimale du groupe (ex : coyote entre 10 et 11km/h, donc
échauffement sous les 10km/h ou 10km/h maximum)
– après l’échauffement, gérer la vitesse du groupe afin qu’elle corresponde aux
critères de vitesse correspondant au groupe et reprise sur le site internet en rubrique
«entraînement».
– être attentifs à la sécurité des coureurs (pts repris ci-après)
– connaître/reconnaître les membres du groupe afin de se rendre compte
de la présence de nouveaux ou de l’absence prolongée d’habitués.
– avoir le côté social suffisant pour un bon accueil et intégration des nouveaux.

24.3. Sécurité (encadrants)

Dès la tombée du jour, l’encadrant en charge d’un groupe et/ou en appui, montre l’exemple en étant bien visible, porte au minimum un gilet fluo et si possible une
lampe frontale ou ventrale.
– Il sensibilise les personnes du groupe a également être bien visibles en portant aussi le gilet fluo et une lampe.
– Il rappelle les règles de sécurité et, dans la mesure du possible, fait respecter les règles du code de la route sur la voie publique (exemple traversées aux passages piétons) au feu vert piétons, courir en groupe à droite sauf circonstances plus favorables comme grand trottoir, accotement à gauche.
– Il pense à regrouper un maximum de coureur(ses) avant les traversées de chaussée, passage à niveaux, afin d’éviter un maximum les traversées de personnes isolées et
donc à risque.

24.4. Les encadrants ont autorité d’empêcher l’un ou l’autre membre de participer à certains entraînements pour leur propre sécurité, la sécurité d’autrui ou en cas de non-respect régulier de l’encadrant ou des consignes données par celui-ci.

Chapitre 7 : membres

Article 25 – Adhésion

25.1. Un nouveau membre souhaitant s’inscrire au club a droit à un essai gratuit.
Il complète et envoie le formulaire d’inscription prévu et repris en rubrique «inscription» du site internet du club http://www.runningrez.be. Il s’acquitte ensuite, dans les 15 jours, de la cotisation prévue, par virement sur le numéro de compte mentionné.
Pour un ancien membre qui souhaite renouveler son inscription, il lui suffit d’acquitter la cotisation prévue dans les 15 jours du début de l’année civile.

25.2. A l’inscription, le membre est censé avoir pris connaissance des chapitres 7 et 8 du présent ROI le concernant. A cette fin, l’information concernant l’existence de ce ROI lui sera communiquée. Il s’engage à respecter celui-ci ainsi que tout autre règlement établi dans le cadre de l’une ou l’autre organisation du club (exemple : règlement challenge intra-club).

25.3. Lors de l’inscription, le membre reconnait être en bonne condition physique et donc apte à la pratique de la course à pied. Le responsable ou son encadrant pourra éventuellement lui demander qu’il fournisse un certificat médical « d’aptitude à la pratique de la course à pied ».
25.4. Les membres de moins de 18 ans doivent fournir une autorisation parentale ou de leur tuteur légal. Le paiement de la cotisation par les parents vaut autorisation tacite.

25.5. Le comité de section se réserve le droit de refuser une adhésion qu’il jugerait non compatible avec les activités et/ou esprit du club.

25.6. Le membre communique dans les délais les plus brefs tout changement dans ses données personnelles.

25.7. Le membre, participant à une course, sauf circonstances exceptionnelles, représente le club en s’inscrivant au nom de celui-ci et en portant, s’il en dispose, le t-shirt/veste/ équipement affichant les couleurs et logo du club.

Article 26 – Respect encadrant
Le membre doit prendre conscience que l’encadrant est bénévole, qu’il consacre du temps à préparer un parcours, qu’il est présent à un maximum d’entraînements en dépit des éventuelles mauvaises conditions climatiques, de son envie, de ses problèmes……
L’encadrant court avec le stress d’une bonne gestion de son groupe pour un entraînement réussi et pour le confort des membres.

Il vous est donc demandé de suivre ses consignes, de le respecter ainsi que respecter les points suivants :

-Respectez la phase d’échauffement qui est très importante et même si vous trouvez cela trop lent restez derrière l’encadrant qui donne le rythme.

-Courez dans le groupe correspondant à votre niveau et si pour l’une ou l’autre raison (méforme, fatigue, blessure…) vous rejoignez un groupe plus lent, adaptez-vous à la vitesse de ce groupe et non l’inverse.

-Faites « l’élastique » c’est-à-dire allez rechercher les moins rapides et surtout quand l’encadrant le demande. C’est très important pour pouvoir regrouper les coureurs et éviter d’en perdre. Si vous êtes devant c’est que vous êtes plus forts et donc capables d’aller rechercher les moins forts. C’est également le moyen de garder cette solidarité et convivialité souhaitée dans notre club.

-Soyez attentifs à la circulation et au respect du code de la route (voir article 27.2 ci-dessous). Ce n’est pas parce que nous courons en groupe que nous sommes prioritaires et que tout est permis

La gestion d’un groupe est plus difficile qu’on ne l’imagine, alors s.v.p., facilitez la tâche de l’encadrant, il souhaite aussi passer un bon moment.

Si vous n’êtes pas satisfait de son encadrement, n’hésitez pas à en parler au responsable.

Si vous souhaitez devenir encadrant ou apporter votre aide à l’encadrement, informez-en le responsable qui vous communiquera toute information utile.

Article 27 – Sécurité (membres)
27.1. Le port d’un vêtement réfléchissant ou d’un gilet de sécurité est obligatoire dès la tombée de la nuit, de même qu’il est fortement conseillé de porter une lampe frontale ou ventrale (les achats de ces accessoires sont à la charge de l’adhérent).
27.2. Les membres doivent rester attentifs à la circulation et veiller au respect du code de la route lors de déplacement sur la voie publique, lors de traversées de route, etc… Un groupe court du côté droit sauf si l’encadrant donne des consignes contraires en fonction de la présence d’infrastructures plus sécurisantes (trottoirs, accotement… ). L’encadrant ne pourra être tenu responsable en cas d’accident.

Article 28 – Chiens
Un membre est autorisé à courir avec son chien mais il doit cependant impérativement respecter les règles suivantes :
-toujours le tenir en laisse, aucune dérogation ne sera autorisée.
-avoir la maîtrise et contrôle permanent du chien qui doit courir dans l’alignement de son maître.
-courir un peu à l’écart ou laisser un espace suffisant entre le chien et les coureurs afin de ne gêner, à aucun moment ceux-ci.
-respecter le bien-être animal.
Le non-respect de ces directives autorisera l’encadrant et/ou responsable à interdire la participation à l’entraînement.

Article 29 – Activités
Nos activités, organisations, sorties…. sont basées sur la convivialité, la solidarité et le plaisir de partager la joie de courir ensemble et ce pour le plus grand nombre quel que soit leur niveau.
Durant la pratique des activités du club, les membres adoptent un esprit sportif et un comportement éthique, citoyen, solidaire, respectueux d’autrui et des biens.

Article 30 – Démission/Exclusion

30.1. Tout membre peut quitter le club à tout moment. En cas d’arrêt de l’activité au cours de l’année, aucun remboursement (total ou partiel) de cotisation ne sera effectué.

30.2. Tout membre en infraction à ce règlement, après avoir reçu au moins un avertissement du responsable, pourra faire l’objet d’une sanction, voire en cas d’infraction grave et/ou répétitives, avoir une mesure d’exclusion.
L’exclusion d’un membre ne peut être prononcée que par le Conseil d’Administration de l’ASBL.

30.3. Les membres démissionnaires ou exclus, de même que leurs héritiers, n’ont aucun droit sur le fonds social de l’association et ne peuvent en aucun cas réclamer le remboursement des cotisations versées ou des apports effectués.

Chapitre 8 : divers

Article 31 – Confidentialité des données/communication des informations

31.1. Les informations communiquées lors de l’inscription de chaque membre sont enregistrées dans une base de données (fichier des membres du club Runnin’Grez) qui est gérée par le/les secrétaire(s) ou éventuellement toute personne déléguée par celui-ci et agréée par le comité de section.